Je bestelsysteem, stap voor stap

1. Aan de slag
2. Bestellingen aannemen
3. Druk, openingsuren en afhaalmomenten
4. Je menukaart
5. Sauzen, extra's en keuzes
6. Voorraad, ingredienten en recepten
7. Dagoverzicht, omzetrapport en export
8. Kortingscodes
9. Bezorgen aan huis
10. Klantenkaart
11. Bestellen aan tafel
12. Afhaalscherm en keukenbon
13. Veiligheid, back-up en wettelijk
14. Hulp en updates

Aan de slag

Je klanten bestellen op je eigen bestelpagina. Jij werkt in het bestelscherm: dat is deze omgeving, op een tablet, laptop of gsm aan de toog. Meld je aan met je wachtwoord. Bewaar het goed en geef het enkel aan wie mee bestellingen verwerkt.

De eerste keer: Snel opzetten

1. Zet eerst je gerechten goed in het tabblad Menukaart (zie Je menukaart).
2. Klik bovenaan op Snel opzetten en kies wat voor zaak je hebt.
3. Vink aan wat de wizard mag instellen: openingsuren, bereidingstijd, sauzen en extra's bij de juiste gerechten.
4. Klik Bekijk wat er verandert. Klopt het, klik dan Toepassen. Niet goed? Ongedaan maken zet alles terug.

Bestellingen aannemen

Een nieuwe bestelling verschijnt in het tabblad Bestellingen, knippert en geeft een belletje. Op de kaart zie je de klant, zijn telefoonnummer, wat hij bestelde met zijn sauzen en extra's, zijn opmerking en of hij al betaald heeft.

1. Aannemen: kies 15 min, 30 min of 45 min. De klant krijgt een mail met het uur waarop hij kan komen.
2. Klaar: de klant krijgt een mail dat zijn bestelling klaarstaat.
3. Afgehaald: de bestelling verdwijnt uit de lijst van vandaag, en de klant krijgt zijn stempel op de klantenkaart.

Annuleren kan zolang een bestelling niet afgehaald is. De klant krijgt dan een mail. Bel hem gerust even, dat wordt gewaardeerd.

Druk, openingsuren en afhaalmomenten

De afhaalmomenten op je bestelpagina volgen je openingsuren (tabblad Instellingen): per dag een middag- en een avondblok. Ben je dicht, dan kan een klant vooruit bestellen voor je volgende openingsblok.

• Bereidingstijd: hoe snel een bestelling ten vroegste klaar kan zijn.
• Druk: de knop bovenaan schuift alle afhaalmomenten op met de minuten die je instelde. Zet hem terug op Rustig zodra het kalmer wordt.
• Minimum bestelbedrag: vermijdt bestellingen van een enkel potje saus.

Je menukaart

In het tabblad Menukaart pas je alles zelf aan. Een wijziging staat meteen op je bestelpagina.

• Prijs of naam wijzigen: pas het veld aan en klik Bewaren.
• Nieuw gerecht: onderaan elke categorie. De details gaan vanzelf open, zodat je meteen de allergenen aanduidt.
• Tijdelijk van de kaart: haal het vinkje op de kaart weg. Voorraad en recept blijven bewaard.
• Volgorde: met de pijltjes, voor gerechten en voor categorieen.

Sauzen, extra's en keuzes

Bij een gerecht kan de klant kiezen: een saus bij de friet, extra kaas op de burger, een soort brood. Onder Details van een gerecht, bij Keuzes voor de klant, maak je een keuzegroep:

• Een naam, bv. Saus. Hoeveel de klant mag kiezen: een, tot twee, tot drie, of zoveel hij wil. En of het verplicht is.
• Een keuze per regel: naam | meerprijs | allergenen. Bijvoorbeeld Mayonaise | 0,80 | ei, mosterd.

Heet een keuze net zoals een gerecht op je kaart (bv. Mayonaise), dan gaat ze van dezelfde voorraad af, en is ze op zodra dat gerecht op is.

Voorraad, ingredienten en recepten

Je kan je voorraad op twee manieren volgen. Laat je alles leeg, dan is alles onbeperkt beschikbaar.

• Voorraad per gerecht (tabblad Voorraad): een eenvoudige teller, en een vinkje uitverkocht voor als iets op is.
• Ingredienten en recepten: leg je grondstoffen vast (bv. een pot mayonaise van 5000 ml) en zeg per gerecht wat het verbruikt (10 ml per portie). Elke bestelling boekt af; loopt iets op, dan gaat het gerecht vanzelf op uitverkocht. Onder het minimum verschijnt het op je bestellijst. Met een kostprijs per ingredient zie je ook je marge per gerecht.

Dagoverzicht, omzetrapport en export

Het tabblad Dagoverzicht toont het aantal bestellingen, je omzet, de gemiddelde bestelling, en de verdeling per gerecht en per dag, voor vandaag of een periode die je kiest.

• Omzetrapport (PDF): een nette pagina om af te drukken of als PDF naar je boekhouder te sturen.
• CSV voor de boekhouder: een regel per bestelling, te openen in Excel.

Kortingscodes

Tabblad Kortingen: een code, een percentage of een vast bedrag, eventueel met een minimumbedrag, een einddatum en een maximum aantal keer. Zet een code uit met het vinkje, zonder ze te wissen. De korting telt mee in je omzet.

Bezorgen aan huis

Tabblad Extra's, blok Bezorgen aan huis:

• Een postcode per regel: postcode | gemeente | leverkost, bv. 3140 | Keerbergen | 2,50.
• Een minimum voor levering, en eventueel een bedrag vanaf wanneer leveren gratis is.

Een leverbestelling staat in het blauw op je scherm, met het adres als link naar de kaart. De knoppen heten dan Onderweg en Geleverd. Adres en telefoon staan op de keukenbon.

Klantenkaart

Een stempelkaart op gsm-nummer, zonder app. Instellen in Extra's: hoeveel stempels voor een beloning, vanaf welk bedrag een bestelling een stempel geeft, en hoeveel korting de beloning is.

• De stempel komt erbij zodra je een bestelling op Afgehaald (of Geleverd) zet, een keer per bestelling.
• De klant ziet zijn stand op de bestelpagina en wisselt een volle kaart in met een vinkje.
• Bestelde iemand aan de toog? Zet zelf een stempel bij in Extra's met zijn gsm-nummer.

Bestellen aan tafel

1. Zet het aan in Extra's en vul het aantal tafels in.
2. Klik QR-codes afdrukken, knip de kaartjes uit en zet er een op elke tafel.
3. Een klant scant, bestelt en betaalt. De bestelling komt binnen met een koperen label Tafel en het nummer. Zet ze op Opgediend als ze aan tafel staat.

Afhaalscherm en keukenbon

• Afhaalscherm: knop bovenaan. Open het op een scherm boven de toog: het toont de nummers in bereiding en klaar, zonder namen of bedragen.
• Keukenbon: knop Bon op elke bestelling. Werkt met een bonprinter van 80 mm of een gewone printer.

Veiligheid, back-up en wettelijk

• Na vijf foute wachtwoorden blokkeert het aanmelden een kwartier.
• Elke dag wordt er een back-up van je gegevens gemaakt. Het Logboek toont wat er wanneer gebeurde.
• Online betalen loopt via Mollie. Sluit een klant het betaalvenster te vroeg, dan haalt het systeem de betaling binnen vijf minuten zelf op.
• Je klantgegevens zijn van jou. Ze staan op je eigen server en worden enkel gebruikt om bestellingen af te handelen, niet door een platform.

Hulp en updates

Othala houdt je systeem bij. Herstellingen en verbeteringen van het systeem komen automatisch bij je binnen, zonder dat je iets moet doen; je gegevens, je kaart en je instellingen blijven altijd behouden. Nieuwe modules (zoals bezorgen, een klantenkaart of bestellen aan tafel) kan je erbij nemen wanneer je wil.

Vraag of probleem? Mail info@othala.be. Vermeld je zaak en, als het over een bestelling gaat, het bestelnummer.